Resumen unidad VII

Sistemas de información

7.1 - Definición y propósito.

Se les llama sistemas de información (SI), a los conjuntos de elementos que están orientados a tratar y administrar diversos tipos de datos e información, los cuales están organizados y preparados para usarlos más adelante, y los cuales también, han sido generados para cubrir necesidades y objetivos. 

Estos elementos interactúan para procesar datos, ya sean procesos de tipo manual o automáticos, con lo cual, proporcionan información más especifica y elaborada; Así mismo, esta información más elaborada, es distribuida de la manera más adecuada posible en una organización para lograr sus objetivos.

En síntesis, un sistema de información, en el campo informático, es cualquier sistema computacional, el cual se usa para obtener, almacenar, manipular, administrar, controlar, procesar, transmitir y recibir datos, con el único fin de satisfacer una necesidad de información.

7.2 - Clasificación.

En los sistemas de información han surgido varias clasificaciones, la primera se basa en el grado o nivel de una organización, a la cual se le llamó el modelo de la pirámide.

Dependiendo de la función a la que vayan dirigidos finalmente, los sistemas de información se clasifican en:

• Sistema de Procesamiento  de Transacciones (TPS).
• Sistemas de Información Gerencial (MIS).
• Sistemas de Soporte a Decisiones. (DSS).

Con el tiempo los sistemas de información empezaron a evolucionar, y con ello, aparecieron nuevos sistemas de información y nuevas clasificaciones sobre los mismos. A medida que ha ido aumentando la escala en las organizaciones, los primeros y ya mencionados sistemas de información, proporcionaron importante información a los siguientes sistemas de información:

• Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS).
• Sistema Experto (SE).

            7.2.1 - Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS).            

Los OAS o Sistemas de Automatización de Oficinas, consisten principalmente en esos programas o aplicaciones capaces de ayudar de gran manera en el trabajo administrativo de una organización o empresa.

Los programas o aplicaciones, por mencionar algunos, que componen los OAS; son los distintos procesadores de texto, ya sean de texto plano o de texto enriquecido; así mismo, otros programas o aplicaciones que también componen los OAS, son las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los programas clientes de correo electrónico, entre otros.

            7.2.2 - Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS).

Antes de describir que son los TPS o Sistemas de Procesamiento de Transacciones, definiremos que es una transacción; Una transacción es un acontecimiento que genera o modifica datos que se encuentran almacenados en un sistema de información.

Los TPS son los sistemas de información que recolectan, almacenan, modifican y recuperan la información que se llegue a generar por la  transacciones en una empresa u organización..

La forma en que funciona un programa transaccional es mediante su base, la cual gestiona los datos, los cuales deben ser siempre consistentes y precisos; por ejemplo: al pagar con una tarjeta de crédito, la cantidad de dinero de la cuenta con que se hace el pago debe disminuir en la misma cantidad que la cuenta que recibe el pago debe aumentar, de no suceder así, ninguna de las dos cuentas se modificará; por lo que, si en una transacción ocurre algún error, el TPS debe deshacer las operaciones realizadas hasta ese momento.

            7.2.3 - Sistemas de Administración de Información (MIS).

Los Sistemas de Información Gerencial MIS, también conocidos como Sistemas de Administración de Información, son los sistemas de información que se basan en una computadora, la cual presenta una colección de personas, procedimientos, datos y dispositivos; estas colecciones son necesarias para proporcionar información a los administradores, o a cualquier individuo responsable en la toma de decisiones para llevar a cabo los objetivos trazados de una empresa u organización.

La finalidad de de un Sistema de Administración de Información es presentar un panorama general de la situación en que se encuentra una empresa u organización. En consecuencia, los MIS presentan la situación real de las operaciones regulares y normales de la empresa, para que así, los directivos y responsables de dicha empresa puedan controlar, organizar, planear, dirigir y ejecutar.

Un ejemplo son: los MIS de ventas, los MIS de finanzas, los MIS de recursos humanos, los MIS de control de inventarios, etc.

            7.2.4 - Sistemas de Soporte a las Decisiones (DSS).

Antes de describir que es un DSS, definiremos que es una decisión; Una decisión es una elección entre varias alternativas basadas en estimaciones o resultados de los valores de dichas alternativas.

Un DSS es un sistema de información usado como un apoyo sobre el proceso de automatizar  los procesos de tomas de decisiones. Comúnmente, al referirnos a un DSS, no estamos refiriendo a aplicaciones informáticas, las cuales se encargan de realizar la función de apoyo.

Los DSS son recursos de gran utilidad en las extensas capacidades de las empresas u organizaciones; así mismo, también son de gran utilidad en el Business Intelligence y permiten realizar un análisis de las diversas variables de negocios, y con ello, apoyar el proceso de toma de decisiones por parte del personal directivo. Algunas de las funciones y características que los DSS proporcionan a una empresa u organización son:

• Permitir obtener y manipular información de forma más flexible.
• Ayuda a tomar decisiones no tan estructuradas.
• Permitir al personal directivo definir, de forma  interactiva, que información necesita y como combinarla.
• Incluyen herramientas o recursos de simulación, modelización, entre otras.
• Combinan información de los Sistemas Transaccionales internos de una empresa con los de una o más empresas.
• Soportan varias decisiones dependientes internas o secuenciales.
• Ofrecen ayuda para los procesos de tomas de decisiones.

Su más importante característica es que tienen la capacidad de ejecutar análisis multidimensionales (OLAP), los cuales permiten profundizar en la información de forma más detallada, y con ello, analizar datos desde diferentes ángulos; así como también, permiten pronosticar lo que puede ocurrir en el futuro, a esto se le denomina análisis de tendencias o análisis prospectivos.

7.3 - Tecnología aplicada en los Sistemas de Información.

Los SI tratan y han tratado el desarrollo, el uso y la administración de las tecnologías de información para que puedan ser implementadas en una empresa u organización.

En la era de la información, las empresas u organizaciones se han enfocado en la orientación hacía el conocimiento, dejando de lado la orientación hacía el producto; de esta forma el mercado de hoy compite en términos de proceso e innovación, en lugar del producto. Con esto se ha enfatizado en cambiar de calidad y cantidad en la producción por el proceso de producción en sí mismo, y en los servicios que van de la mano con dicho proceso.

A la fecha, el mayor de los activos de una empresa u organización es su información, la cual es representada por su personal, su basta experiencia, su basto conocimiento, sus innovaciones; las cuales incluyen patentes, secretos y formulas comerciales, derechos de autor(es), entre otros.

Las empresas u organizaciones, para competir, deben tener una gran y fuerte estructura e infraestructura de información, las cuales se derivan de las tecnologías y nuevas tecnologías de información. Un sistema de información debe de contar y ofrecer todos los elementos que conforman los datos en una gran estructura, la cual debe ser flexible ante los cambios que se presenten.

          7.3.1 - Intranets y Extranets.

                 Intranet

Una intranet es un conjunto de elementos de servicios de internet, como tal podría ser un servidor Web, el cual tendría que estar dentro de una red local; a su vez, esta red local tendría que estar dentro de una empresa u organización, y de esta forma pueda ser accesible solamente desde estaciones o terminales de trabajo que estén dentro de dicha red local.

Una red local es inaccesible o invisible, por así decirlo, para una red externa como lo es la WWW (World Wide Web). Para una red local también es necesario el uso de estándares de conexión entre cliente y servidor, tal y como se usa en internet, mediante los  protocolos TCP/IP; así mismo, también implica el uso de navegadores web basados en el protocolo HTTP para crear un sistema de información dentro de una empresa u organización.

Para una empres u organización es muy importante una intranet, ya que pone a disposición del personal diversos documentos de todo tipo, lo cual proporciona acceso a los conocimientos e información de la empresa dentro de la misma empresa. Los privilegios de acceso, por parte del personal, a los documentos y archivos de una intranet serán definidos por el personal autorizado de dicha empresa u organización.

Algunas de las características que ofrece una intranet son:

• Acceso a la información de la empresa u organización.
• Acceso a archivos y documentos técnicos y generales.
• Motores de búsqueda para encontrar más fácilmente los documentos y archivos.
• Intercambio de datos e información entre compañeros de trabajo.
• Ordenar y administra la nomina del personal.
• Permite dirigir proyectos, apoyar a tomar decisiones, brindar asesoría remota mediante una computadora.
• Mensajería instantánea.
• Foros de discusión, asesoría y ayuda.

Además, una intranet puede brindar la función de “groupware” una función que permite el trabajo en grupo; lo cual se traduce en una favorable comunicación dentro de la empresa y limita los errores, para esto último, se debe actualizar la información disponible en la intranet para prevenir conflictos entre versiones.

                 Extranet

Una extranet es una extensión del sistema de información de la empresa u organización para los socios o cooperadores que no se encuentran dentro de la red local. La intranet debe de tener acceso a la extranet, de la misma manera o al mismo nivel de privilegios que la red local permite el acceso a su propio sistema de información a otras persona que están fuera de la red local de la empresa. Esto se puede llevar a cabo mediante una medida de autenticación simple, la cual requiere un nombre de usuario y una contraseña; o mediante una autenticación sólida, la cual requiere un certificado.

Para realizar una consulta a todas las páginas Web desde el exterior, es recomendable usar el protocolo HTTPS, esto es importante para asegurar el tráfico de consultas y respuestas que se hacen con el protocolo HTTP, y también para evitar la transferencia no cifrada de la contraseña a través de la red.

En síntesis, una extranet no es una intranet, ni es una página web de internet; simplemente es un sistema adicional o una extensión, que brinda a los clientes de una empresa y a sus socios, acceso privilegiado a determinados recursos de información de la empresa, esto a través de una pagina web.

          7.3.2 - Redes Privadas Virtuales (VPN).

Una VPN es una tecnología de red, la cual permite una extensión segura de la red local sobre una red exterior y publica o no controlada como internet. Permite que la computadora en la red, envíe y reciba datos en redes públicas, con toda la seguridad como sucede en una red privada. Esto se logra realizando una conexión virtual de punto a punto mediante el uso de conexiones cifradas y encriptadas, o mejor aún, combinando ambos métodos.

Las principales características de seguridad de una VPN para garantizar la autenticación y la integridad de la comunicación son:

• Autenticación y autorización, la cual brinda el nivel de acceso que tienen que tener los que establecen una conexión.
• Integridad, lo cual significa que los datos enviados y recibidos no van a ser alterados; para esto se usa el algoritmo de      cifrado HASH, de los cuales los más comunes y usados son los Message Digest 2 (MD2), Message Digest 5 (MD5) y Secure Hash Algorithm (SHA).
• Confidencialidad y privacidad, esto como solo puede ser interpretado por los receptores de la VPN, se usan algoritmosde cifrados como Data Encryption Standard (DES), Trilpe Data Encryption Standard (3DES) y Advanced Encryption Standard (AES).
• No negación, como los mensajes enviados deben de ir firmados, quien los envía no pueden negarse a firmar ni enviar el mensaje.
• Control de acceso, consiste en asegurarse de que los participantes autenticados tengan acceso solo a los datos a los que están autorizados.
• Registro de actividades, se refiera a verificar y asegurar el buen funcionamiento y la pronta recuperación.
• Calidad, consiste en asegurar el rendimiento y la velocidad de trafico del servicio.

            7.3.3 - Intercambio Electrónico de Datos (DTI).

Se le denomina Intercambio Electrónico de Datos al envío y recepción de datos entre organizaciones  o individuos. Se utiliza para enviar y recibir datos de negocios de un sistema informático a otro. Los datos se pueden enviar y recibir en distintos formatos como: EDIFACT, XML, ANSI, ASC, X12, TXT, entre otros.

Así mismo, con el Intercambio Electrónico de Datos, también se pueden enviar y recibir otros documentos comerciales, logrando con esto más ahorro de tiempo y evitando errores que muchas veces se dan en los documentos tradicionales de papel.

            7.3.4 - Almacenamiento y Administración de Datos (Bodega de datos y Extracción de información).

Almacenamiento y administración de datos se refiere a la bodega o almacén donde se almacenan los datos o la información y a la extracción de esa información. En el ámbito informático un almacén de datos es una recolección  de datos, la cual puede ir dirigida a una empresa u organización de forma integra y no inestable en el tiempo.

Un almacén de datos o Data Warehouse ayuda a la toma de decisiones en la empresa u organización en la que es utilizada. Más que información transaccional, se trata de información completa y posiblemente confidencial de una organización o empresa, dicha información completa y posiblemente confidencial es almacenada en una base de datos que favorece el análisis y la divulgación eficiente de datos.

El almacenamiento de datos no debe de utilizarse con datos que la empresa u organización este utilizando actualmente. Los almacenes de datos, muchas veces contienen grandes cantidades de información, las cuales pueden ser divididas en unidades lógicas más pequeñas, esto dependiendo de la empresa u organización de la que procedan, o para las que sean necesarias. 

En un almacén de datos se busca contener datos, los cuales son necesarios y útiles para una organización o empresa, o viéndolo de otra forma, un almacén de datos es usado como un sistema de repuestos de datos para luego usar dichos datos como información útil para el que lo usa. Así mismo, un almacén de datos de proporcionar la información correcta al personal correcto, esto, en un momento óptimo y con un formato adecuado. 

Un almacén de datos funciona principalmente con las siguientes ideas:

• Integración de los datos que provienen de bases de datos distribuidas por varias unidades de la empresa u organización.
• Separación entre datos utilizados diariamente y datos usados en el almacén de datos para propositivos de divulgación, ayuda en toma de decisiones, análisis y operaciones de control.
• La extracción de la información o Information Extraction, es un tipo de recuperación de la información, su finalidad es extraer automáticamente información estructurada y semiestructurada desde documentación clara y precisa por medo de una computadora.

La acción de una aplicación propia de extracción de información, es el escaneado de documentos en una lengua natural, y la información extraída, contenerla en una base de datos. Algunas otras tareas propias de la extracción de la información son:

Reconocimiento de nombres de entidades o Names Entity of Recognition, busca localizar y clasificar elementos atómicos en texto sobre categorías predefinidas como nombres de personas, organizaciones, lugares, cantidades, valores monetarios, porcentajes, entre otros.

Resolución de la correferencia o Coreference Resolution, identifica diferentes sintagmas nominales que se refieren al mismo objeto.

Extracción de terminología o Terminology Extraction, identifica y extrae candidatos de términos de los textos explorados.

Extracción de relaciones o Relations Extraction, requiere la detección y clasificación de las menciones a relaciones semánticas como, el numero telefónico o la dirección de un cliente.

7.4 - Departamentos de Sistemas de Información en una organización.

Un departamento de sistemas de información en una organización o empresa, es el área de dicha empresa, la cual se encarga de proporcionar la información necesaria y las herramientas adecuadas para manipular dicha información. El departamento de sistemas es capaz de transformar cualquier dato o datos en información. Así mismo se encarga de satisfacer y proveer las necesidades y preparación computacional para todo el personal de una empresa, y de brindar soluciones informáticas y el equipo para dichas soluciones.

El departamento de sistemas requiere de toda la información de la empresa, porque se encarga de cuidar por toda la información de la empresa, tiene que tener conocimiento de todos los sistemas de información alternos que estén implementados en la empresa y es el que se encarga de todos los elementos y herramientas como lo es el software y hardware adquiridos y utilizados por la empresa.

Algunos de los softwares que son utilizados por los departamentos de sistemas de las empresas u organizaciones son: servidores de correo, servidores proxy, servidores Web, servidor de base de datos, entre otros más.

7.5 - Ciclo de vida de los sistemas de información.

Al basar los sistemas de información en computadoras deben de asegurarse de que sea un sistema en buen estado y que este sistema este bien implementado. Si esto no se cumple, entonces el sistema no podrá ser útil al 100% para la empresa u organización.

Cuando los elementos de un sistema de información, de una empresa u organización, no cumplen o no son capaces de abarcar con la cantidad de clientes con los que cuenta una empresa ni con sus necesidades, entonces, no lograra con sus objetivos.

El ciclo de vida de un sistema de información es el rumbo que debe de tene en el análisis y diseño, la información brindada por el sistema deben de ser claras, precisas e integras; para que así, el resultado de el análisis de la información funcione bien y pueda brindar soporte a las diversas actividades de una empresa u organización, y con ello, se traduzca en el desarrollo de un producto de calidad que pueda ser vendido en el mercado y generar beneficios, y principalmente, los objetivos trazados.

7.6 - Profesiones relacionadas con los sistemas de información.

La Tecnología de la información es muy importante, hoy en día, para la mayoría de las empresas, por no decir que para todas. Por lo cual, tener grandes conocimientos y aptitudes en informática es una profesión que es conformada por una gran cantidad de actividades especializadas, las cuales implican sistemas de rede, desarrollo de software, seguridad informática, diseño, entre otras más.

Algunas profesiones suelen tener cursos ciertamente específicos, sin embargo, la carencia de necesidad de capacitación en informática, hace posible que, otras ocupaciones técnicas estén disponibles para todos. Conocer lo básico de cada ocupación que se relaciones con la informática, puede ser o es muy útil para entender lo requerido, las limitantes y las habilidades esenciales.

La Ingeniería en Sistemas de Información es una ingeniería, la cual es aprobada con un título oficial en un nivel universitario para ocuparse del desarrollo de tecnologías, uso de las mismas, aplicación de las tecnologías de la información. Lo cual, abarca un amplio espacio de trabajo. El trabajo profesional de un ISI recae casi siempre en puestos directivos de la empresa, principalmente en el área de las TIC y de la administración.